İster şahıs firması, isterse şirket olsun, tüm ticari işletmeler tacir sayılırlar ve Türk Ticaret Kanunu’na ve Vergi Usul Kanunu’na göre bazı defterleri tutmak mecburiyetleri vardır.
Ticari defterler, bir işletmenin tüm hesap ve ticari ayrıntılarını içerirler. Aynı zamanda, devlete ödenecek vergilerin hesabında da aktif rol oynarlar. Bu sebepten dolayı ticari defterler hem ticari, hem hukuki, hem de vergisel olarak çok önemlidirler.
Yazımızda ticari defterlerin vergisel boyutundan çok hukuki ve ticari özellikleri üzerinde duracağız. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64. ve 65. maddesinde, tacirlerin yani işletmelerin tutmak zorunda oldukları defterler sayılmıştır. Envanter, yevmiye, karar ve kebir defteri şirketlerin tutması gereken zorunlu defterlerden olmakla beraber, şahıs firmaları ise işletme defteri tutmak ve günlük olarak işlemek zorundadırlar. Teknolojinin gelişmesiyle artık bu tür defterler bilgisayar üzerinde tutulabilmektedir. Ayrıca, defterlerin yanı sıra işletmeye ait tüm kayıtlar, belgeler, mektuplar, ekstreler, faturalar, sözleşmeler, senetler ve mahkeme kayıtları düzenli bir dosyalama sistemi içinde 10 yıl boyunca saklanmalıdır. Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.
Düzenli dosyalanan ve saklanan belgeler, ayrıca tasdikleri yapılmış ticari defterler, herhangi bir uyuşmazlıkta işletmelere ispat avantajı sağlamaktadır. Örneğin, mahkemeye intikal etmiş bir alacak davasında, en önemli deliller öncelikle ticari defterler olmak üzere, sözleşmeler, faturalar, teslim belgeleri ve diğer kayıtlar olacaktır. Bu kayıtları düzgün tutmayan bir işletmenin mahkeme önündeki pozisyonu ne yazık ki çok zayıftır. Haklı olmasına rağmen bir çok işletme, kayıtları ve defterleri düzgün tutulmadığından dolayı; haksız olan ama kayıtlarını düzgün tutan işletmeler karşısında hukuk kuralları gereği mahkemeler önünde haksız bulunmaktadır.
6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 222. maddesinde defterlerin ve kayıtların ispat gücü anlatılmıştır. Bu maddelere göre özen ile tutulmuş kayıt ve defterler, aynı zamanda usulüne uygun olarak açılış ve kapanış tasdikleri de varsa, “sahibinin lehinde” kesin bir delil kıymetini taşırlar. Kayıtlar düzgün olsa dahi, özellikle kapanış tasdiki olmayan defterler mahkemeler önünde “sahibinin aleyhinde delil” olarak addedilmektedir ve sahibini mahkeme önünde ispat gücü yoksun bir şekilde bırakmaktadır.
Mahkeme önüne gelen ticari bir uyuşmazlıkta, ilk olarak incelenen deliller, defter ve kayıtlardır. Her iki tarafın defterleri alacak konusunda uyuşuyorsa bir problem yoktur, ancak her iki tarafın defter ve kayıtları arasında farklılık olursa, avantaj, usulüne ve kanuna uygun tutulan ve birbirini doğrulayan defter sahibindedir. Artık diğer taraf, haklılığını başka tür belgelerle ispatlama yoluna gidecektir ki, uygulamada bu zor bir yoldur ve dava neredeyse kaybedilmiş sayılır.
Bu sebeple işletmeler, ticari defterlerini ve kayıtlarını günlük olarak dikkatli bir şekilde işlemeli, yıl sonunda usulüne uygun olarak noterden kapanış tasdiklerini yaptırmalıdırlar. Özellikle fatura, irsaliye, sözleşme ve teslim tesellüm belgeleri gibi ispat açısından önemli belgeler özenle saklanmalıdır. Nitekim, günümüz ekonomik koşullarında ne zaman uyuşmazlık çıkacağı belli olmaz.
